Směrnice o ochraně osobních údajů
SMĚRNICE Č. 01/2018, O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI NVT HOTELS & RESORTS S.R.O.
1. ÚČEL
1.1. Účelem této směrnice je stanovit základní pravidla zpracování osobních údajů ve Společnosti. Tato směrnice je jedním z organizačních opatření ochrany osobních údajů ve smyslu článku 32 GDPR.
1.2. Tato směrnice dále upravuje procesy realizace práva subjektu údajů na přístup k osobním údajům ve smyslu článku 15 GDPR a ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů ve smyslu článku 33 a 34 GDPR.
2. PŮSOBNOST
2.1. Tato směrnice se vztahuje na každého Pracovníka Společnosti, který zpracovává osobní údaje nebo plní jinou činnost, která je upravena v GDPR.
2.2. Každý Pracovník, jehož se tato směrnice dotýká byl proškolen na ochranu osobních údajů dle této směrnice a proškolení své osoby stvrdí podpisem.
3. TERMÍNY, DEFINICE A ZKRATKY
3.1. V této směrnici mají níže uvedené pojmy následující význam:
3.1.1.DPO– je pověřenec pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer) ve smyslu čl. 37 GDPR
3.1.2.Dozorový úřad – Úřad pro ochranu osobních údajů
3.1.3.GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů);
3.1.4.Osobní údaj – jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
3.1.5.Pracovník – je každá osoba, včetně právnických osob, která pro společnost vykonává jakoukoliv činnost, zejména zaměstnanec, externí spolupracovník, dodavatel apod.;
3.1.6.Společnost – je obchodní společnost NVT Hotels & Resorts s.r.o. se sídlem Revoluční 767/25, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČ 24747092, včetně všech jejích provozoven.
3.1.7.Subjekt údajů – každá fyzická osoba, včetně osob samostatně výdělečně činných;
3.1.8.Zpracování osobních údajů – je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
4. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
4.1. Statutární orgán nebo jím výslovně pověřená osoba určuje účel/y a prostředky zpracování osobních údajů pro každou evidenci ve společnosti, jedná se zejména o evidenci zákazníků (hostů), zaměstnanců a dodavatelů FO (OSVČ). Tyto osoby dále určí dobu, po kterou bude každý osobní údaj zpracováván, nebo kritéria, pomocí kterých půjde tato doba určit. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu určenou právními předpisy nebo po dobu trvání licence ke zpracovávání osobních údajů správcem.
4.2. Pracovníci jsou povinni zpracovávat osobní údaje ve vztahu k subjektu údajů korektně a zákonným způsobem.
4.3. Každý pracovník smí zpracovávat osobní údaje pouze za společností určeným účelem, a to pouze společností určenými prostředky.
4.4. Pracovníci jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s pokyny společnosti. Pracovníci smí zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné pro plnění svých povinností vůči společnosti. Společnost za tímto účelem zřizuje pracovníkům přístup pouze k nezbytně nutným evidencím osobních údajů.
4.5. Má-li pracovník podezření, nebo dozví-li se, že jsou osobní údaje jakéhokoliv subjektu údajů nepřesné, neúplné či zastaralé, ohlásí to nadřízenému zaměstnanci společnosti, kterým je výkonný ředitel společnosti.
4.6. Má-li pracovník podezření, nebo dozví-li se, že jsou osobní údaje zpracovávány déle, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, ohlásí to nadřízenému zaměstnanci společnosti dle čl. 4.5. nebo zaměstnanci společnosti, který s pracovníkem za společnost jedná.
5. DPO (POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ)
5.1. Společnost s ohledem na provedenou analýzu nebude mít nepřetržitě jmenovaného DPO.
5.2. V případě změny okolností a podmínek zpracování osobních údajů budou o případném jmenování DPO pracovníci předem informováni vnitřním pokynem společnosti.
6. DALŠÍ POVĚŘENÉ OSOBY
6.1. Další osoby pověřené společností některými činnostmi souvisejícími se zpracováním osobních údajů, zejména prevencí incidentů, zabezpečením zpracování osobních údajů, řešením stížností a žádostí, správou systémů a dalšími činnostmi jsou uvedeny v Příloze č.1 této směrnice, a to s ohledem na jednotlivé provozovny společnosti.
6.2. Příloha č. 1 této směrnice obsahuje seznam pověřených osob s uvedením jejich rolí, aby jednotliví pracovníci vždy měli jasný přehled, na jakou osobu se obrátit v případě řešení problémů.
7. ZPRÁVA O POSOUZENÍ VLIVŮ
7.1. Pokud je pravděpodobné, že určitý druh zpracování, zejména při využití nových technologií, s přihlédnutím k povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů, provede společnost před zpracováním posouzení vlivu zamýšlených operací zpracování na ochranu osobních údajů, a to dle čl. 35 a násl. GDPR. Pro soubor podobných operací zpracování, které představují podobné riziko, může stačit jedno posouzení.
7.2. Posouzení vlivu se zpracuje vždy pro:
7.2.1.systematické a rozsáhlé vyhodnocování osobních aspektů týkajících se fyzických osob, které je založeno na automatizovaném zpracování, včetně profilování, a na němž se zakládají rozhodnutí, která vyvolávají ve vztahu k fyzickým osobám právní účinky nebo mají na fyzické osoby podobně závažný dopad;
7.2.2.rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů uvedených v čl. 9 odst. 1 nebo osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů uvedených v čl. 10 GDPR; nebo
7.2.3.rozsáhlé systematické monitorování veřejně přístupných prostorů.
7.3. Posouzení obsahuje alespoň:
7.3.1.systematický popis zamýšlených operací zpracování a účely zpracování, případně včetně oprávněných zájmů společnosti;
7.3.2.posouzení nezbytnosti a přiměřenosti operací zpracování z hlediska účelů;
7.3.3.posouzení rizik pro práva a svobody subjektů údajů; a
7.3.4.plánovaná opatření k řešení těchto rizik, včetně záruk, bezpečnostních opatření a mechanismů k zajištění ochrany osobních údajů a k doložení souladu.
7.4. Pokud ze zprávy o posouzení vlivů vyplývá, že by předmětné zpracování osobních údajů mělo za následek vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů v případě, že by správce nepřijal opatření ke zmírnění tohoto rizika, společnost konzultuje zprávu o posouzení vlivů s dozorovým úřadem. Podrobnosti určí statutární orgán společnosti.
7.5. Uchování zpráv o posouzení vlivů bude realizováno v souladu se směrnicí společnosti.
8. KOMUNIKACE SE SUBJEKTY ÚDAJŮ
8.1. Pracovník, který obdržel v jakékoliv formě (písemně, e-mailem, telefonicky, SMS osobně aj.) jakoukoliv žádost či stížnost fyzické osoby, která se týká nebo by se mohla týkat ochrany osobních údajů, zejména žádosti ve smyslu čl. 15 - 22 GDPR, oznámí tuto skutečnost příslušné pověřené osobě.
8.2. Pokud se osobní údaje týkající se subjektu údajů získávají od subjektu údajů, poskytne pověřená osoba v okamžiku získání osobních údajů subjektu údajů informace dle čl. 13 GDPR, v případě, že osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne pověřená osoba tyto informace v souladu s čl. 14 odst. 3 GDPR. Povinnost poskytnout uvedené informace bude splněna i odkazem na zásady ochrany osobních údajů Společnosti, které jsou dostupné na adrese webových stránek společnosti: www.hotelstekl.cz
8.3. Příslušná pověřená osoba vyřizuje požadavky subjektů údajů v souladu s obecnými pokyny společnosti, vždy však tak, aby žádosti subjektu údajů bylo vyhověno bez zbytečného odkladu, a aby mu byly k vyřízení jeho žádosti poskytnuty veškeré informace a v případě, že žádosti nebylo vyhověno, aby byly sděleny důvody tohoto rozhodnutí.
8.4. Ověřování identity subjektu údajůbude prováděno vždy přiměřeným způsobem, který zaručí dostatečnou identifikaci subjektu údajů s ohledem na formu podání, využitý komunikační prostředek a obsah žádosti subjektu údajů.
8.5. Všechny požadavky subjektů údajů musí být vyřízeny bez zbytečného odkladu, nikdy ne později než do 1 měsíce ode dne jejich obdržení. Pokud není možné dodržet lhůtu, příslušná pověřená osoba tuto skutečnost okamžitě oznámí nadřízenému zaměstnanci včetně uvedení důvodu, proč není možné lhůtu dodržet, a vyžádá si konzultace, jak správně postupovat dále.
8.6. V případě žádosti subjektu údajů o přístup k osobním údajům poskytne příslušná pověřená osoba subjektu údajů nejméně informaci, zda osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, poskytne mu osobní údaje subjektu údajů a informace o:
8.6.1.účelu jejich zpracování;
8.6.2.kategoriích dotčených osobních údajů;
8.6.3.příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemcích ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
8.6.4.plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritériích použitých ke stanovení této doby;
8.6.5.existenci práva požadovat od společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
8.6.6.právu podat stížnost u dozorového úřadu;
8.6.7.veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
8.6.8.skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.
8.7. Informace podle tohoto článku poskytuje společnost subjektu údajů ve stejné formě, v jaké o informace subjekt údajů požádal.
8.8. V případě opakovaných žádostí subjektu údajů je subjektu údajů účtováno 50 Kč za každou opakovanou žádost.
8.9. Uchování požadavků a odpovědí bude realizováno v souladu se směrnicí společnosti.
9. OZNAMOVÁNÍ PŘÍPADŮ PORUŠENÍ ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
9.1. Jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů dle ustanovení čl. 4 odst. 12 GDPR společnost bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděla, ohlásí dozorovému úřadu, ledaže je nepravděpodobné, že by toto porušení mělo za následek riziko pro práva a svobody fyzických osob. Pokud není ohlášení dozorovému úřadu učiněno do 72 hodin, musí být současně s ním uvedeny důvody tohoto zpoždění.
9.2. Ohlášení dozorovému úřadu se děje prostřednictvím aplikace datové schránky.
9.3. Ohlášení dozorovému úřadu podle tohoto článku musí přinejmenším obsahovat:
9.3.1.popis povahy daného případu porušení zabezpečení osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů;
9.3.2.jméno a kontaktní údaje DPO nebo jiného kontaktního místa, které může poskytnout bližší informace;
9.3.3.popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů;
9.3.4.popis opatření, která společnost přijala nebo navrhla k přijetí s cílem vyřešit dané porušení zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.
9.4. Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí společnost toto porušení bez zbytečného odkladu subjektu údajů.
9.5. Pracovníci hlásí případy porušení zabezpečení příslušným pověřeným osobám dle Přílohy. č.1 této Směrnice.
9.6. Logování incidentů bude na základě informací příslušných pověřených osob zpracovávat sekretariát ředitele společnosti nebo jiná pověřená osoba ve formě seznamu incidentů s popisem události.
10. VZDĚLÁVÁNÍ
10.1. Společnost zajistí pravidelná školení pracovníků dle přílohy č. 1 na zásady dodržování ochrany osobních údajů ve smyslu GDPR.
11. PROVÁDĚNÍ OZNÁMENÍ PODLE TÉTO SMĚRNICE
11.1. Ukládá-li tato směrnice povinnost osobě oznámit jakoukoliv informaci druhé osobě, provede první osoba oznámení v písemné podobě. Za tuto písemnou podobu se považuje listinný dopis nebo e-mail.
12. KONTROLA DODRŽOVÁNÍ SMĚRNICE
12.1. Dohled nad dodržováním této směrnice a závazných právních předpisů vykonává statutární orgán společnosti.
12.2. Statutární orgán společnosti slouží jako kontaktní osoba zaměstnance společnosti v otázkách bezpečnosti a ochrany osobních údajů. V případě jakýchkoli pochybností o výkladu této směrnice či rozsahu a obsahu zákonných povinností poskytuje statutární orgán závazný výklad, kterým jsou povinni se řídit.
12.3. Statutární orgán odpovídá za aktualizaci této směrnice.
13. POVINNOSTI PRACOVNÍKŮ SPOLEČNOSTI V SOUVISLOSTI SE ZABEZPEČENÍM
OSOBNÍCH ÚDAJÚ
13.1. Každý Pracovník je povinen:
13.1.1. Užívat jemu svěřené technické prostředky (PC, mobilní telefon aj.) jen k pracovním účelům. Využití k osobním účelům je možné jen s výslovným souhlasem Společnosti.
13.1.2. Vždy při odchodu z pracoviště ( např. kanceláře, archivu, recepce aj.) provádět uschování nosičů dat osobních údajů (v papírové formě, záznamu na nosiči dat aj.) do uzamykatelné k tomu určené skříně, boxu, zásuvky aj. včetně uzamčení daného prostoru místnosti pokud je to provozně možné. Platí zákaz svěřování a předávání klíčů, karet, čipů či kódů přidělených pracovníkovi jiné osobě.
13.1.3. Dodržovat pravidlo tzv. čistého stolu tj. vždy pokud není bezprostředně nutné pracovat s nosičem dat osobních údajů tento uschovat dle odst. 13.1.2. Uvedené platí zejména v případech evidence hostů v recepcích provozoven.
13.1.4. Dbát na to, aby bylo zamezeno byť jen náhodné seznámení nepovolané osoby se zpracovávanými osobními údaji.
13.1.5. Při odchodu z pracoviště po skončení pracovní doby dbát na řádné uzamčení prostor, uzavření oken a případnou aktivaci elektronického zabezpečovacího systému pokud bude v dané provozovně či pracovišti instalován.
13.1.6. Při příchodu na pracoviště zejména při zahájení pracovní doby provést vizuální kontrolu, zda v době nepřítomnosti pracovníka nedošlo k narušení ochrany (násilné vniknutí, nestandartní manipulace s nosiči dat, manipulace se zabezpečovacím systémem aj.)
13.1.7. Provádět pravidelné změny a aktualizaci hesel umožňujících vstup do jednotlivých softwarových aplikací na všech jemu přístupných zařízeních (PC, NTB, mobilní telefon, aj.), a to minimálně 1x za měsíc. Existence pravidelného logování do všech přístupů je pro všechny Pracovníky povinná.
13.1.8. V případě byť jen krátkodobého opuštění práce na zařízeních uvedených v odst. 13.1.7. provést odhlášení z daných užívaných aplikací, tak, aby při novém vstupu bylo nutné zadání hesla do dané aplikace.
13.1.9. Dbát zvýšené opatrnosti před stahování došlých souborů a příloh e-mailů a v případě pochybností o konzultovat jejich stažení a uložení s pověřenou osobou.
13.1.10. Dbát na to, aby měl na jemu svěřeném zařízení instalovány pouze legálně pořízené či jinak získané produkty se zajištěním jejich pravidelných aktualizací, a to včetně antivirových programů. Platí zákaz stahování jakýchkoliv programů a aplikací neschválených společností.
13.1.11. Předávat nosiče obsahující osobní údaje jen osobám k tomu pověřeným.
V případě žádosti třetích osob (např. Policie ČR, Celní správy, Finanční správy aj.) o
sdělení informaci obsahujících osobní údaje tyto předat jen na základě ověření totožnosti konkrétní osoby vyžadující informaci (předložení služebního průkazu, občanského průkazu aj.) O tomto předání provést písemný záznam s uvedením komu, kdy a jaké informace byly předány s podpisem uvedené osoby. Sdělování informací telefonicky je zakázáno.
13.2. Pracovník bere na vědomí, že porušení zásad dle odst. 13.1. je závažným porušením povinností s možným důsledkem podle § 52 písm. g) zákoníku práce.
14. KAMEROVÝ SYSTEM
14.1. Každý Pracovník společnosti byl seznámen s existencí vnitřního kamerového systému zachycujícího video záznam prostor společnosti (či částečně veřejných prostor parkingu) v jednotlivých provozovnách, a to za účelem ochrany bezpečnosti osob a majetku společnosti a hostů.
14.2. Pracovník bere podpisem této Směrnice na vědomí a současně souhlasí s tím, že kamerovým systémem pořízené osobní údaje pracovníka jsou užívány společností pouze pro potřeby a z důvodu dle čl. 14.1. Záznam je uchováván pouze po dobu nutnou nejdéle 7 dnů a je přístupný pouze pověřeným osobám.
14.3. Poskytnutí a využití údajů z kamerového systému je možné pouze se souhlasem společnosti a ze zákonných důvodů.
V Praze dne 25.5.2018
NVT Hotels & Resorts s.r.o.
ŠTEKL EXCLUSIVE 
